État des lieux : 6 conseils pratiques pour éviter les litiges (+checklist complète)

1. Anticipez le temps nécessaire

Pour bien organiser votre mission, il est essentiel de prendre en compte toutes les étapes qui la composent. Un état des lieux nécessite au minimum 10 minutes.

Si, en plus, vous devez présenter le véhicule au client (mise en main), vous devrez prévoir entre 10 et 30 minutes supplémentaires sur place.

En anticipant bien ces temps lorsque vous organisez la logistique de votre mission, vous garantissez un service de qualité une fois sur place.👉 Prenez en compte le temps nécessaire à l’état des lieux au départ et à l’arrivée lorsque vous planifiez vos transports (jusqu'au point de départ et depuis l’arrivée).

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2. Adaptez vos actions selon le type d’état des lieux

Selon le type d'état des lieux, vous devrez faire particulièrement attention à certains aspects : 

• Dans les parcs, concessions, agences ou entreprises : il est essentiel de vérifier attentivement la plaque d’immatriculation du véhicule et de s’assurer que vous avez le bon interlocuteur pour signer l’état des lieux. Sans vigilance, vous pourriez repartir avec le mauvais véhicule, ce qui peut entraîner des complications.
  
  
• Avec un client final : vous devez toujours réaliser l’état des lieux avec lui. La livraison d’un véhicule est un moment attendu ! Faire l’état des lieux ensemble démontre votre professionnalisme et permet d’éviter toute confusion ou malentendu.

👉 Même si on vous indique le véhicule à récupérer, vérifiez toujours la plaque d’immatriculation ou le VIN du véhicule.

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3. Garantissez la qualité et la conformité de vos photos

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Les photos prises lors de l’état des lieux du véhicule doivent être impérativement de bonne qualité et avec une bonne luminosité pour que tous les détails du véhicule soient visibles. Voici quelques conseils pour des photos efficaces :

• Assurez-vous d'être dans un endroit bien éclairé pour réaliser l’état des lieux. Évitez les parkings, si possible, car la luminosité y est souvent insuffisante. Si vous n’avez pas le choix, activez le flash pour garantir des photos de bonne qualité.
• Attention aux photos floues, prenez le temps de vous stabiliser pour garantir une image nette. Si vous constatez qu’une photo est floue, prenez-la à nouveau.
• Pensez à zoomer sur les petits défauts pour qu’il n’y ait pas de contestation possible.
  
  

👉 La qualité des photos prise vous protège en apportant un témoignage objectif, soyez minutieux.

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4. Faites deux tours du véhicule

Il est essentiel de faire au moins deux tours complets du véhicule :
Un premier tour pour prendre des photos globales, afin de capturer le véhicule dans son ensemble (avant, avant-droit, arrière droit, arrière, arrière gauche, avant gauche). Et un second tour pour relever tous les éventuels dommages. Pensez à zoomer sur les micro-rayures ou autres petits défauts pour qu’ils soient bien relevés. Si des photos sont floues, prenez le temps de les refaire.

👉 Prenez des photos de tous les dommages que vous constatez pour vous protéger en cas de litige.

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5. Photographiez le tableau de bord allumé

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La photographie du tableau de bord permet au client de vérifier : 

• la jauge du carburant, qui atteste de la remise ou non du carburant
• le compteur kilométrique, qui atteste de la distance réellement effectuée avec le véhicule

Pour procéder à la photographie du tableau de bord, vous devez impérativement allumer le contact. Installez-vous dans la voiture pour prendre la photo et assurez-vous que : 

• La jauge du carburant et le compteur kilométrique sont visibles
• Le volant ne cache pas les compteurs
• Il n’y a pas de reflet qui empêche de lire les informations
• L’éclairage ou le rétro-éclairage est suffisant pour lire les informations

Le client vérifie systématiquement ces informations et fera une réclamation en cas de photos non conformes ou négligées.

👉 Photographier correctement la jauge du carburant et le compteur kilométrique du tableau de bord est essentiel pour garantir la conformité de votre mission.

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6. Demandez la signature du client

Il est essentiel de ne jamais signer l’état des lieux seul. Cette étape doit être faite en présence du client ou du signataire désigné pour éviter toute contestation. En procédant ainsi, vous assurez la transparence et protégez vos intérêts en validant ensemble l’état du véhicule.👉 Même sur un parc ou en agence, prenez le temps de trouver un signataire pour assurer la validité de votre état des lieux. 

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L’état des lieux est une étape cruciale pour sécuriser chaque mission de convoyage. En prenant le temps de bien le réaliser et en suivant les bonnes pratiques, évitez les erreurs coûteuses, garantissez la satisfaction du client et facilitez le bon déroulement de votre mission. Avec ces conseils et la checklist fournie, vous avez toutes les clés pour réussir !

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Bonus : la checklist pour un état des lieux réussi

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NB : cette check-list est un pense-bête et ne remplace pas un état des lieux papier officiel.